Datenschutz
Datenschutzerklärung
Quelle der kleinen Wunder AG
Betrieblicher Datenschutz
Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
In unserer Kita arbeiten wir täglich mit persönlichen Daten – von Kindern, Eltern, Mitarbeitenden und weiteren beteiligten Personen. Diese Datenschutzerklärung erklärt verständlich, welche Daten wir erheben, wozu wir sie brauchen, wie wir sie schützen und welche Rechte Sie haben.
Der sorgfältige Umgang mit sensiblen Daten – insbesondere von Kindern – ist für uns selbstverständlich. Wir richten uns nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV).
Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:
Quelle der kleinen Wunder AG
Geschäftsleitung der Einrichtung
Adresse: Rheinfelsstrasse 62, 7000 Chur
E-Mail: info@quellederkleinenwunder.ch
Telefon: +41 79 242 07 91
Haben Sie Fragen zum Datenschutz? Möchten Sie Auskunft, eine Berichtigung oder Löschung verlangen? Schreiben Sie uns an die oben genannte Adresse oder per E-Mail.
Welche Daten erheben wir?
Im Rahmen unserer Tätigkeit bearbeiten wir folgende Personendaten:
| Kategorie | Beispiele |
| Stammdaten | Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, Notfallkontakte |
| Betreuungs- und Entwicklungsdaten | Essgewohnheiten, Allergien, Gesundheitsangaben, pädagogische Beobachtungen |
| Fotos und Bildmaterial | Fotos aus dem Kita-Alltag, Gruppenbilder, Bilder für die Eltern-App und Öffentlichkeitsarbeit |
| Vertrags- und Abrechnungsdaten | Betreuungsverträge, Tarife, Rechnungen, Zahlungsinformationen |
| Kommunikationsdaten | E-Mail-Korrespondenz, Mitteilungen über die Eltern-App |
| Personaldaten | Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Strafregisterauszüge, Lohndaten |
| Daten von Drittpersonen | Name und Kontaktdaten abholberechtigter Personen (z.B. Grosseltern, Nannys) |
| Technische Daten | IP-Adresse, Geräteinformationen, Cookies und Website-Nutzungsdaten (siehe separate Datenschutzerklärung Webseite) |
Bestimmte Daten – insbesondere Gesundheitsdaten von Kindern und Strafregisterauszüge – gelten als besonders schützenswert und unterliegen einem erhöhten Schutzniveau.
Woher stammen die Daten?
In der Regel erhalten wir die Daten direkt von Ihnen:
bei der Anmeldung und beim Vertragsabschluss
im laufenden Betreuungsalltag durch das pädagogische Fachpersonal
im Rahmen von Bewerbungsverfahren
In Einzelfällen können Daten auch von Fachstellen, Behörden (z.B. KESB), Versicherungen oder medizinischem Fachpersonal stammen – immer mit Einwilligung oder auf gesetzlicher Grundlage.
Wozu verwenden wir Ihre Daten?
Wir bearbeiten Personendaten nur für klar definierte Zwecke und auf einer gültigen Rechtsgrundlage:
| Zweck | Rechtsgrundlage |
| Betreuung und Begleitung der Kinder | Betreuungsvertrag |
| Pädagogische Planung und Entwicklungsdokumentation | Vertrag, überwiegendes Interesse |
| Gesundheit und Sicherheit (Allergien, Medikamente, Notfallkontakte) | Vertrag, Schutz lebenswichtiger Interessen |
| Kommunikation mit Eltern über die Eltern-App (Kidesia) | Vertrag |
| Fotos aus dem Kita-Alltag über die Eltern-App | Vertrag |
| Fotos für Öffentlichkeitsarbeit (Website, Social Media, Druckmaterial) | Einwilligung |
| Administration, Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung | Vertrag |
| Personalverwaltung und Lohnabrechnung | Arbeitsvertrag, gesetzliche Pflicht |
| Einholen von Strafregisterauszügen | Gesetzliche Pflicht (kantonale Vorgaben) |
| Zusammenarbeit mit Behörden und Aufsichtsstellen | Gesetzliche Pflicht |
| Buchhaltung und Finanzadministration | Gesetzliche Pflicht (OR) |
| Website-Betrieb und technische Funktionalität | Überwiegendes Interesse (siehe separate Datenschutzerklärung Webseite) |
Haben Sie eine Einwilligung erteilt (z.B. für Fotos), können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung.
Welche digitalen Systeme setzen wir ein?
Für den Betrieb nutzen wir drei zentrale Systeme. Mit allen Anbietern werden Auftragsbearbeitungsverträge (AVV) gemäss DSG abgeschlossen.
| System | Wofür? | Anbieter | Datenstandort |
| Kidesia | Kinder-Administration, Eltern-App, Anwesenheit, Abrechnung, pädagogische Dokumentation | Kidesia AG | Schweiz |
| Microsoft 365 | E-Mail, Dokumente, interne Zusammenarbeit, Kalender | Microsoft | Schweiz / EU |
| Bexio | Buchhaltung, Löhne, Finanzen | Bexio AG | Schweiz |
| Website | Webpräsenz der Einrichtung | Infomaniak | Schweiz oder EU |
Die technischen und organisatorischen Massnahmen zur Datensicherheit der eingesetzten Systeme sind im internen IT-Konzept dokumentiert und gemäss Art. 1-3 DSV auf den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten ausgelegt.
Die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit der Website (Logfiles, Cookies, Kontaktformular) ist in der separaten Datenschutzerklärung Webseite beschrieben.
Wie funktioniert die Eltern-App?
Die Eltern-App von Kidesia ist unser zentraler Kommunikationskanal mit Ihnen. Über die App werden folgende Daten verarbeitet:
Nachrichten und Mitteilungen
Anwesenheitsinformationen (Check-in / Check-out)
Fotos aus dem Kita-Alltag (als Bestandteil des Betreuungsvertrags)
Dokumente und Informationen
Der Zugang zur App ist passwortgeschützt und steht ausschliesslich den Erziehungsberechtigten des jeweiligen Kindes zur Verfügung. Bei Gruppenfotos können auch andere Kinder sichtbar sein. Die Einwilligung hierzu wird im Rahmen des Betreuungsvertrags eingeholt.
An wen geben wir Daten weiter?
Wir verkaufen keine Personendaten. Eine Weitergabe erfolgt nur im notwendigen Umfang und auf gültiger Rechtsgrundlage:
| Empfänger | Zweck | Rechtsgrundlage |
| Mitarbeitende | Betreuung, pädagogische Dokumentation | Vertrag |
| Behörden und Aufsichtsstellen (z.B. KESB) | Meldepflichten, Aufsicht | Gesetzliche Pflicht |
| Medizinische Fachpersonen | Gesundheit und Sicherheit der Kinder | Schutz lebenswichtiger Interessen |
| Treuhänder | Buchhaltung und Jahresabschluss | Vertrag |
| Versicherungen | Unfall- und Haftpflichtfälle | Vertrag, gesetzliche Pflicht |
| IT-Dienstleister | Betrieb und Wartung der IT-Systeme | Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) |
| Erziehungsberechtigte anderer Kinder | Gruppenfotos in der Eltern-App | Betreuungsvertrag |
Gelangen Daten ins Ausland?
Grundsätzlich nein. Die Datenbearbeitung erfolgt in der Schweiz. Bei Microsoft 365 kann eine Bearbeitung im EU/EWR-Raum erfolgen – die EU verfügt über ein vom Bundesrat anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau (Anhang 1 DSV). Eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau findet nicht statt.
Datenstandort unserer Systeme:
Kidesia: Schweiz
Bexio: Schweiz
Microsoft 365: Schweiz oder EU
Wie lange bewahren wir Daten auf?
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
| Was? | Wie lange? | Warum? |
| Betreuungsverträge und Abrechnungen | 10 Jahre nach Vertragsende | OR Art. 958f |
| Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre | OR Art. 958f |
| Lohndaten | 10 Jahre | OR Art. 958f, AHVG |
| Pädagogische Dokumentation | Bis 1 Jahr nach Austritt des Kindes | Betriebsinterne Regelung |
| Fotos (Eltern-App) | Löschung bei Austritt oder auf Verlangen | Vertrag |
| Fotos (Öffentlichkeitsarbeit) | Löschung bei Widerruf | Einwilligung |
| Bewerbungsunterlagen (abgelehnt) | 3 Monate nach Abschluss | Betriebsinterne Regelung |
| Personalakten | 10 Jahre nach Austritt | OR Art. 958f |
| Strafregisterauszüge | Nach Prüfung sofort vernichtet | Kantonale Vorgaben |
| Daten abholberechtigter Personen | Löschung bei Austritt oder auf Verlangen | Vertrag |
| Website-Nutzungsdaten | Max. 3 Monate (siehe Datenschutzerklärung Webseite) | Überwiegendes Interesse |
Welche Rechte haben Sie?
Das Schweizer Datenschutzgesetz gibt Ihnen folgende Rechte:
| Ihr Recht | Was bedeutet das? |
| Auskunft | Sie dürfen fragen, ob und welche Daten wir über Sie haben. |
| Berichtigung | Sie können falsche Daten korrigieren lassen. |
| Löschung | Sie können die Löschung verlangen, wenn keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. |
| Einschränkung | Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt bearbeiten. |
| Datenübertragbarkeit | Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten. |
| Widerruf | Eine Einwilligung können Sie jederzeit zurücknehmen. |
Wie geht das?
Schreiben Sie uns an die Adresse in Abschnitt 2. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen (Art. 18 DSV). Die Auskunft ist kostenlos (Art. 19 DSV). Zur Prüfung Ihrer Identität können wir einen Ausweis verlangen.
Nicht zufrieden?
Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einreichen.
Wie gehen wir mit Fotos um?
Fotos für die Eltern-App
Im Kita-Alltag machen wir regelmässig Fotos und teilen sie über die Eltern-App (Kidesia) mit Ihnen. Das ist Bestandteil des Betreuungsvertrags. Die Fotos sind nur für die Erziehungsberechtigten des jeweiligen Kindes sichtbar. Bei Gruppenfotos können auch andere Kinder abgebildet sein.
Fotos für Öffentlichkeitsarbeit
Fotos für unsere Website, Social Media oder Flyer verwenden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Diese wird beim Vertragsabschluss eingeholt und kann jederzeit widerrufen werden. Bei Widerruf entfernen wir die Fotos innerhalb von 30 Tagen aus allen digitalen Veröffentlichungen. Bereits gedrucktes Material kann nicht nachträglich eingezogen werden.
Sind wir auf Social Media?
Wir können Auftritte auf Instagram, Facebook oder ähnlichen Plattformen betreiben. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter – darauf haben wir keinen Einfluss. Wir veröffentlichen dort nur Fotos, für die eine Einwilligung vorliegt, und achten darauf, dass keine vollständigen Namen von Kindern erscheinen. Personenbezogene Anfragen über Social Media beantworten wir nicht öffentlich, sondern über unsere offiziellen Kanäle.
Wie schützen wir Ihre Daten?
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen gemäss Art. 1-3 DSV:
Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) auf allen Systemen
Rollenbasierte Zugriffsrechte – jeder sieht nur, was er für seine Arbeit braucht
Verschlüsselung aller Geräte und Kommunikationskanäle
Regelmässige Sicherheitsupdates
Kein Einsatz privater Geräte für Kita-Daten
Sofortige Sperrung bei Geräteverlust
Sensibilisierung aller Mitarbeitenden für Datenschutz
Die detaillierten Massnahmen sind im internen IT-Konzept dokumentiert.
Kann sich diese Erklärung ändern?
Ja, diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei Änderungen der Systeme, der Rechtslage oder unserer Prozesse. Es gilt jeweils die aktuelle Version auf unserer Website. Wesentliche Änderungen teilen wir Ihnen rechtzeitig mit.
Quelle der kleinen Wunder AG – Chur
Gültig ab: 1. August 2026